Avantaje si dezavantaje ale pastrarii datelor in Excel

Excel 2010

Microsoft Excel este un excelent soft destinat managementului informatiei si calculului tabelar, fiind folosit in aproape toate companiile,mai mici sau mai mari. Manipularea informatiei este o activitate care trebuie desfasurata de persoane care stapanesc foarte bine functionalitatile aplicatiei si poate fi externalizata sau poate fi desfasurata de un angajat din cadrul companiei. Asa ca trebuie sa te asiguri inca de la inceput ca aceia care vor lucra cu Excel-ul in scopul manipularii informatiei si a obinerii de rapoarte pentru companie cunosc foarte bine aplicatia si nu vor ajunge sa faca greseli care mai tarziu vor influenta negativ intreaga echipa.

Un avantaj important al Excel-ului este acela ca folosirea aplicatiei nu necesita instalarea unor softuri aditionale. Altfel spus, computerul tau esta inca din start echipat cu tot ce ii trebuie pentru a putea rula Microsoft Excel. De asemenea Excel-ul este foarte usor de folosit, avand o interfata accesibila chiar si pentru cei care nu au prea mult exercitiu anterior. Asa ca nu este nevoie de prezenta permanenta a unui consultant Excel in companie, deoarece multe modificari asupra unui fisier pot fi facute de orice angajat, fara sa existe riscul deteriorarii rapoartelor sau calculelor.

Cum aplicatia are foarte multe functii financiare, consultantul Excel nu este nevoit sa creeze de la 0 rapoarte financiare si nici sa scrie el formulele de calcul care duc la obtinerea rezultatelor financiare. In acelasi timp fisierele Excel sunt foarte usor de transmis catre alte birouri sau departamente folosind emailul. Iar pentru a evita situatiile in care din greseala un fisier Excel este trimis altcuiva decat trebuia, se poate aplica o parola de deschidere asupra acestuia. Astfel te asiguri ca persoane neautorizate nu vor avea acces la informatia trimisa de tine pe mail.


Insa pe langa numeroasele avantaje, manipularea informatiei prin Excel prezinta si unele dezvanataje. Totusi acestea nu sunt atat de mari incat sa nu poti trece peste ele sau sa nu le poti minimiza. De exemplu, in cazul in care volumul de informatie este prea mare, viteza de lucru a aplicatie incepe sa scada. Tocmai de asta cei care cunosc bine softul obisnuiesc sa foloseasca mai multe fisiere pentru a stoca informatia. Dar in felul acesta cresc sansele pierderii unei parti din informatia gestionata. Asa ca o solutie si mai buna este stocarea informatiei folosind aplicatia Microsoft Access atunci cand aceasta depaseste un anumit volum. Trebuie spus ca Access-ul fiind o aplicatie care de asemenea face parte din suita Office, utilizarea ei impreuna cu Excel-ul este foarte accesbila.


Externalizarea activitatii de gestiune a datelor prin Excel poate insemna costuri reduse, dar in cazul in care compania are in cadrul ei un expert Excel, poate primi suport constant din partea acestuia pentru operatiunile de rutina, ramanand ca pentru problemele mai importante sa apeleze la suport din afara ei.

Tags: , , ,



Alte articole si tutoriale:
« »

Oferta limitata eBook gratuit: DUBLEZA-TI VENITUL PRIN CUNOSTINTELE DE IT

Inscrie-te la newsletter si vei primi un eBook gratuit. Vei fi si informat despre ofertele speciale, tutoriale gratis si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Download ebook
×

Abonare email

Accesul la tutorialele gratuite se face pe baza inscrierii la newsletter. Inscrie-te la newsletter-ul LEC Academy si ai acces la peste 40 de lectii gratuite. Daca doresti, vei fi informat despre ofertele speciale, promotiile si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Vezi lectii gratis
×