Crearea de foi de calcul Excel imbunatatite-Partea I

Excel 2010

In incercarea de a crea si imprima foaia de calcul in Excel, o problema ce apare frecvent si creeaza frustrari este disparitia unui rand,a capurilor de tabel sau asezarea defectuoasa in pagina la imprimare. Dar nu este recomandat sa se renunte la intrebuintarea Excel. Acesta este cel mai important program disponibil pentru gestionarea si afisarea datelor in cantitati mari. Dupa cateva cursuri de Excel, fie ele si elementare, programul poate fi “imblanzit” si va putea fi utilizat in moduri inimaginabile. In acest articol sunt prezentate cateva artificii ce ajuta la crearea de foi de calcul optimizate.

Problema: Disparitia column-header-ului la scroll down

Unul din primele lucruri ce se invata in cursurile de Excel este modul de abordare a problemei enervante a disparitiei column header-ului la scroll down. Excel are o optiune de “inghetare” (freeze) care permite selectarea unui obiect, rand sau coloana, de exemplu capul de tabel, si il pastreaza intact, astfel incat ramane pe loc pe masura ce se face scroll down, stanga sau dreapta.

Se evidentiaza randul de dedesubtul celui cu capul de tabel, se selecteaza “window” din toolbar si se allege “freeze panes”. La scroll down in pagina, column header-ul va ramane pe loc. Cursurile de Excel pot arata nu numai modul in care se pastreza column header-ul pe loc, ci si crearea de foi de calcul cu bare laterale multiple ai column headere care se pozitioneaza intr-un anumit loc si permit cautarea rapida de informatii.

Problema: Foia de calcul este impartita pe mai multe pagini la printare

Problema dezorientanta pe care o are oricine inainte de a face cursuri de Excel consta in a incerca sa-si dea seama de ce foia de calcul nu arata in varianta imprimata la fel cum arata pe ecran.
Din cursuri, se vor invata multe trucuri pentru precizia printarii documentelor Excel , dar unul din cele mai simple moduri de a aborda problema rapid este selectarea “view” din toolbar si alegerea “page break preview” pentru intelegerea modului in care imprimanta vede foia de calcul. Prin tragerea liniilor albastre cu mouse-ul, se poate controla locul unde se va insera o spatiere la printare. Trebuie amintit ca prin mutarea liniilor albastre, se modifica procentul zoom-ului la care documentul va fi printat. De exemplu, cu cat liniile albastre se muta mai mult spre dreapta din pozitia lor originala, textul va avea o marime mai mica. Cursurile de Excel pot ajuta sa se acordeze fin procesul de printare.

Excel


Problema: Impartirea datelor dintr-o celula in doua fara retiparirea textului

Se pare ca, destul de des, la importarea datelor dintr-un alt fisier Excel, din Word sau de pe un site web, apare necesitatea separarii datelor continute intr-o coloana in mai multe coloane.De exemplu, o lista de date in care fiecare celula contine mai multe informatii, ce se prefera sa fie separate, cum sunt numele si data nasterii unei persoane. Cursurile de Excel pot oferi mai multe detalii, dar rezolvarea problemei la un nivel de baza implica doar cateva click-uri.
Separarea numelui de data nasterii inseamna pentru inceput eliberarea unei coloane in dreapta pentru salvarea noilor date separate. Pasul urmator este evidentierea intregii coloane ce contine datele, se face click pe “data” in toolbar si se selecteaza “text to columns”. Se alege intre “delimited” (separarea datelor la un numar de caractere in cadrul celulei) sau “fixed width” – latime fixa (separarea datelor la un numar exact de spatieri in cadrul fiecarei celule). In cazul listei de nume si date de nastere, se va alege “delimited”. Din moment ce numele de pe lista au lungime diferita, “latimea fixa” nu ar fi potrivita.

Caracterul comun fiecarei intrari din lista este virgule ce separa numele de data nasterii, deci se va plasa un checkmark dupa cuvantul virgule, click pe next si finish. Fiecare data de nastere va avea coloana ei, separate de nume. Pe parcursul cursurilor de Excel, se va invata mai departe cum sa se separe numele de prenume, ordonarea alfabetica sau dupa data nasterii sau usurinta cu care se comuta intre ele.
Lucrurile ce se pot invata intr-un curs de Excel sunt surprinzatoare, intrucat fac organizarea datelor mult mai usoara si proiectarea de foi de calcul poate fi considerate chiar placuta. Un lucru este cert: intelegerea gestionarii Excelului din timpul instruirii poate dezvalui noi cai de a citi si interpreta datele.
Dupa terminarea unor cursuri de baza in Excel, abordarea programului si modul in care poate fi facut sa lucreze poate depasi limitele imaginate. In articolul curent, se vor invata cateva trucuri ce ajuta la crearea de foi de calcul mai bune.

Tags: , ,



Alte articole si tutoriale:
« »

Oferta limitata eBook gratuit: DUBLEZA-TI VENITUL PRIN CUNOSTINTELE DE IT

Inscrie-te la newsletter si vei primi un eBook gratuit. Vei fi si informat despre ofertele speciale, tutoriale gratis si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Download ebook
×

Abonare email

Accesul la tutorialele gratuite se face pe baza inscrierii la newsletter. Inscrie-te la newsletter-ul LEC Academy si ai acces la peste 40 de lectii gratuite. Daca doresti, vei fi informat despre ofertele speciale, promotiile si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Vezi lectii gratis
×