Patru trucuri esentiale pentru ca Outlook-ul sa fie simplu si sigur

Outlook

O aplicatie complexa si plina de optiuni precum Outlook-ul nu se poate mula perfect nevoilor utilizatorului fara nici un fel de ajustare.

Iata cateva acorduri ce se pot face ca programul sa fie mai sigur si usor de folosit:


Trimiterea si receptionarea mail-urilor in plain text

In Outlook 2003, click pe Tools -> Options -> Preferences -> E-mail Options si in zona Message Handling se bifeaza “Read all standard mail in plain text”. Pentru a face acelasi lucru in Outlook 2007, click pe Tools -> Trust Center -> E-mail Security (in panoul stang) si se bifeaza “Read all standard mail in plain text” sub Read as Plain Text.

Dar cum ramane cu e-mail-urile trimise? Lucrurile se mentin simple, in ceea ce priveste destinatarii mail-urilor utilizatorului prin trimiterea lor fara formatarea HTML, sofisticata, si de obicei, inutila. In Outlook 2003 si Outlook 2007, click pe Tools -> Options, se alege tabul Mail Format. In Outlook 2003, click pe Plain Text de sub “Send in this Format.” In Outlook 2007, se alege Plain Text in meniul the drop-down din zona “Message format”.
Trimiterea mail-urilor se face in format plain-text implicit alegand aceasta optiune in Outlook 2007.

Stoparea ferestrelor pop-up de mesaje noi

Unii oameni vor sa fie informati imediat ce le-a intrat un mesaj nou in casuta. Insa alertele ce apar imediat ce un mesaj este primit pot distrage atentia. Pentru a le dezactiva, se poate alege optiunea Disable New Mail Message Alert din meniul care apare cand se da click pe sageata in jos din coltul dreapta sus a alertei insasi. Sau se poate bloca imediat, fara sa se mai astepte o noua alerta, prin click Tools -> Options -> Preferences -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options. Se debifeaza “Display a New Mail Message Alert (implicit Inbox only)” si click OK de 3 ori.
Optiunea Dezactivarea alertelor la mesaje noi o puteti debifa din fereastra de dialog Outlook’s Advanced E-mail Options.

Afisarea mai multor mesaje din Inbox prin dezactivarea Reading Pane

Exista o tendinta de a pastra multe din mesajele primite. Se poate largi fereastra de Inbox, in detrimentul To-Do Bar ( click pe X-ul din coltul dreapta sus, sau tragandu-l in dreapta pentru a-l minimiza, dar se pastreaza vizibil) si Panoul de Citire (click pe View -> Reading Pane -> Off).
O alta optiune pentru deschiderea Outlook cu Reading Pane inactiv este adaugarea comutarii “/nopreview” caii fisierului in shortcut-ul utilizat la deschiderea programului. Se face click dreapta pe shortcut, se alege Properties, se modifica calea in campul Target sub tab-ul Shortcut. Calea ar arata asa: “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE /recycle /nopreview”.

Personalizarea vizualizarii Contactelor

Outlook-ul ofera multiple cai de a vizualiza informatii despre contacte, dar se poate ca utilizatorul sa nu gaseasca nici una din ele potrivita pentru el. In acest caz, se poate crea o vizualizare particularizata care afiseaza doar campurile ce se doresc vizibile, in ordinea dorita.
Pentru particularizarea aspectului ferestrei Contacte, se face click pe View -> Current View -> Define Views -> New. Se seteaza numele, se alege un format, se decide daca vizualizarea este disponibila oricarui user al computerului si se face click pe OK. Mai departe, click pe butonul Field in fereastra de dialog Customize View, se adauga sau se elimina campuri dupa cum se considera potrivit, se face click pe OK de doua ori si se selecteaza Apply View.

Amanarea (intarzierea) expedierii mesajelor din Outlook

Se seteaza programul pentru a pastramesajele de expediatpentrucateva minute sau se poatespecifica data si ora pentru expediere. O optiune utila a Outlook-ului, in plus fata de Gmail, este a de a intarzia trimiterea mesajelor sau setarea mesajelor de a fi transmise in particular la un anumit moment in viitor. Aceasta optiune este utila in cazul in care se doreste o reexaminare a situatiei. Outlook-ul implementeaza intarzierea automata in mod simplu.

Setarea optiunii de intarziere e-mail-urilor

Pentru a pune mesajele de expediat in asteptare in Outlook 2003 sau 2007, se face click pe Tools-> Rules and Alerts -> New Rule. In outlook 2003 se alege “Start from a blank rule”. Pentru ambele versiuni de Outlook se selecteaza “Check messages after sending” si click pe Next.

Outlook

Se seteaza “Check messages after sending” in Outlook Rules Wizard pentru a intarzia expedierea mail-ului

Se seteaza daca se doreste intarzierea mesajelor doar pentru cateva persone, numai e-mail-urile cu atasament sau cele trimise dintr-un anumit cont. Daca se doreste intarzierea tuturor mesajelor se apasa Next si se selecteaza Yes la “warning”.

Se bifeaza “defer delivery by a number of minutes” incasuta de dialog, se apasa click pe ”a number of” in josul ferestrei si se introduce numarul de minute dorit pentru a intarzia trimiterea mesajului. Numarul de minute maxim este 120. Click pe Ok s iapoi click pe Next.

Outlook

Setarea numarului de minute de intarziere

Pentru a fi pregatit atunci cand se doreste expedierea imediata a unui mesaj se bifeaza “except if it is marked as importance” in lista de exceptii, se apasa click pe “importance” si apare un meniu in care se bifeaza “High” , click Ok si apoi click pe Next. Apare o fereastra in care se da unnumereguliicreate, se revizualizeazasetarilefacute (Implicit estebifat “Turn on this rule”) si se apasa Finish.

Outlook

Se denumeste setarea de intarziere, revizualizeaza setarile si se apasa click pe Finish pentruimplementareanoiireguli create

Setarea mesajelor particulare cu expediere intarziata

Sunt anumite momente cand se doreste expedierea in viitor la o data fixa a anumitor mesaje. Setarea datei de expediere a unuimesaj particular se face in Outlook 2003 apasand click pe Options->Message Options. In Outlook 2007 se apasa click pe Options si se alege butonul “Delay Delivery” din sectiunea “More options”. In ambele versiuni de Outlook se bifeaza ”Do not deliver before”, se introduce data siora in campul din dreapta si se apasa pe Close. Mesajul va ramane in casuta out-box pana la data specificata.

Outlook

Se seteaza data si ora mesajului in casuta de dialog din Outlook Message Options

Tags: , , ,



Alte articole si tutoriale:
« »

Oferta limitata eBook gratuit: DUBLEZA-TI VENITUL PRIN CUNOSTINTELE DE IT

Inscrie-te la newsletter si vei primi un eBook gratuit. Vei fi si informat despre ofertele speciale, tutoriale gratis si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Download ebook
×

Abonare email

Accesul la tutorialele gratuite se face pe baza inscrierii la newsletter. Inscrie-te la newsletter-ul LEC Academy si ai acces la peste 40 de lectii gratuite. Daca doresti, vei fi informat despre ofertele speciale, promotiile si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Vezi lectii gratis
×