6 modalitati de a lucra mai rapid in MS Outlook

Outlook

Aceste 6 sfaturi pentru Outlook 2003, Outlook 2007 si Outlook 2010 vor reduce timpul petrecut cu redeschiderea mesajelor arhivate, incarcarea memoriei cu memento-uri, vor inlesni trimiterea fisierele ca atasamente, adaugarea de termeni la verificatorul ortografic, existent spatiului liber pe taskbar si la sporirea listei de comenzi rapide de la tastatura prin click-uri pentru Outlook.

Outlook


Arhivarea mesajelor dintr-un fisier in program

Multe persoane nu au nevoie sa isi pastreze arhiva e-mail-urilor din Outlook, alegand in schimb sa stearga mesajele vechi sau pur si simplu sa le lase sa se acumuleze. Cu toate acestea majoritatea organizatiilor limiteaza dimensiunea de conturi individuale de Outlook, astfel incat este posibila primirea unei notificari din partea celor de la IT, cu rugamintea arhivarii cateva din vechile e-mail-uri.

Arhivarea poate preveni deteriorarea fisierelor, dar preluarea mesajelor arhivate dureaza mai mult decat redeschiderea unora nearhivate. Accesul la vechile mesaje din Outlook poate fi usor, implicit a celor care se arhiveaza in mod automat daca depasesc 6 luni si amanarea arhivarii tuturor mesajelor din Outlook sau arhivarea programului specific al folderelor si al mesajelor este o cale usoara pentru a permite arhivarea automata a e-mail-urilor intr-un fisier particular se face click-dreapta pe folder si se apasa Properties, apoi Autoarchive. In mod implicit, arhivarea ruleaza la fiecare 14 zile si se aplica la mesajele mai vechi de 6 luni. Pentru a modifica setarile implicite, se alege sectiunea “default arhive” si se deschide sesiunea “autoarchive”, aici se poate schimba frecventa arhivarii, se poate mari timpului mesajelor ramase nearhivate si de a se schimba locatia fisierelor din arhiva.

Outlook


Pentru a personaliza setarile arhivarii unui singur fisier, click dreapta si se alege Properties->AutoArchive. Se selecteaza ”Archive this folder using these setting” si se fac setarile dorite. Pentru a preveni ca un mesaj individual sa fie arhivat, se deschide si se face click pe File->Info->Properties pentru Outlook 2007 si Outlook 2010 sau File->Properties in Outlook 2003. Se verifica “Do not AutoArchive this item”.

Memento-uri sunt informative

Outlook permite atribuirea de diferite culori anumitor mesaje sau marcarea acestora cu indicator de urmarire, dar chiar si cu aceste repere vizuale este posibil sa existe nevoia de ajutor pentru ca utilizatorul sa-si aminteasca semnificatia mesajului. Pentru a adauga o descriere care sa apara langa indicator atunci cand se dechide mesajul, se selecteaza Follow Up->Custom si se introduce un cuvant sau o fraza de explicatie.

Pentru a adauga un memento care va aparea de asemenea in sarcinile si calendarul utilizatorului, se face click dreapta pe mesaj si se selectateaza Follow Up->Add Reminder. In zona indicatorului se adauga o descriere a actiunii urmarite, iar acest text va aparea in partea de sus a mesajului impreuna cu alte informatii despre memento.

Outlook


Se adauga o descriere a indicatorului, care va aparea in partea de sus a mesajului pentru a se reaminti motivul memento-ului.

Cea mai rapida modalitate de a trimite un fisier cu atasamente

Modalitatea tipica de a atasa un fisier la un e-mail este aceea de a deschide un mesaj nou, se alege iconita cu agrafa si se navigheaza catre fisierul in fereastra care apare. Din Windows Explorer sau alta fereastra de navigare, se face click dreapta pe fisier si se alge Send to-> Mail recipient, care deschide un mesaj nou in programul de e-mail implicit.
Se poate economisi si mai mult timp tragand direct fisierul in Outlook inbox, care, de asemenea, deschide un mesaj nou cu fisierul atasat automat.

Personalizarea redactarii ortografiei in Outlook

Erorile de ortografie denota pur si simplu neprofesionalism, ceea ce face ca optiunea verificarii ortografiei din Outlook sa fie indispensabila pentru majoritatea persoanelor care folosesc acest program. In dictionarul ortografic de verificare nu sunt incluse toate cuvintele pe care le utilizati in mod regulat, din acest motiv exista optiunea de a adauga la verficarea ortografiei Outlook nume si termeni folositi frecvent. Acest lucru se realizeaza selectand File->Options->Mail->Spelling and Autocorrect->Custom Dictionaries->Edit Word List pentru Outlook 2007 si Outlook 2010, adaugand termenii noi si facand click de doua ori pe Ok.
Pentru Outlook 2003 selectati Tools->Options->Spelling si se alege Edit, de sub butonul “Edit custom dictionary”. Dati click pe avertisment, daca este necesar, adaugati termenii noi la Custom dic.file, apoi selectati Save and then File->Exit. (Sigur, acest sfat ajuta la economisirea de mult timp, dar face ca totul sa arate mai bine).

Minimizarea Outlook-ului in zona de notificari

Se poate scoate Outlook-ul din taskbar cand programul este minimizat, alegand Hide When Minimized, dupa click dreapta pe icoana Outlook in zona de notificari.

Outlook


La jumatatea zilei de lucru, taskbar-ul poate deveni aglomerat cu aplicatii minimizate, chiar daca se alege optiunea gruparii ferestrelor multiple in functie de program. ( pentru setarea acestei optiuni, se da click dreapta pe taskbar, se alege Properties>Taskbar, se selecteaza “ Always combine, hide labels” in meniul drop-down langa “taskbar buttons”)
Se poate scoate Outlook-ul din mix-ul din taskbar plasand iconita minimizatat in zona de notificari. Pentru a face asta, se da dublu click pe icoana Outlook in zona de notificari si de alege Hide When Minimized. Outlook-ul se va minimize doar in zona de notificari, nu in taskbar.

Trecerea rapida la o alta aplicatie Office

Daca exista deja o aplicatie Office deschisa, probabil exista si nevoia de a lucra intr-o alta aplicatie. Se poatea deschide un nou document Word, o foaie de calcul in Excel, o prezentare in PowerPoint sau un alt tip de fisier din cadrul Outlook apasand tastele Ctrl+Shift+H din tastatura sau cu un sigur click se alege tipul de fisier dorit, deschiderea realizandu-se apasand Ok.

Microsoft Office listeaza zeci de comenzi rapide din tastatura pentru Outlook 2003, Outlook 2007 si Outlook 2010.

Mai jos aveti cateva exemple de comenzi rapide pentru e-mail:

Comutarea la Inbox:Ctrl+Shift+I
Comutarea la Outbox:Ctrl+Shift+O
Alegerea contului de unde se doreste trimiterea mesajul:Ctrl+Tab
Pentru a trimite un mesaj:Alt+S
Pentru a raspunde unui mesaj:Ctrl+R
Pentru a raspunde tuturor la mesaj:Ctrl+Shift+R
Marcarea un mesaj nedorit:Ctrl+Alt+J
Afisarea continutului extern blocat(intr-un mesaj):Ctrl+Shift+I
Postarea unui fisier:Ctrl+Shift+S
Verificarea unui nou e-mail:Ctrl+M sau F9
Vizualizarea mesajului urmator: Sageata Sus
Vizualizarea mesajului anterior:Sageata Jos
Navigarea cu un rand mai sus(mesaj sau group heading):Alt+sageata sus
Navigarea cu un rand mai jos(mesaj sau group heading):Alt +sageata jos
Compunerea unui mesaj nou:Ctrl+N
Deschiderea unui mesaj primit:Ctrl+O
Afisarea Address-elor Book:Ctrl+Shift+B
Transformarea HTML sau RTF a unui mesaj in text simplu:Ctrl+Shift+O
Adaugarea unui indicator rapid la un mesaj : Insert
Afisarea indicatorului pentru urmarirea ferestrei de dialog:Ctrl+Shift+G
Marcarea mesajului citit : Ctrl+Q
Afisarea meniului de descarcat imagini, schimbarea setarilor la descarcare sau adaugarea expeditorului la Safe Senders List : Ctrl+Shift+W

Tags: , , , ,



Alte articole si tutoriale:
« »

Oferta limitata eBook gratuit: DUBLEZA-TI VENITUL PRIN CUNOSTINTELE DE IT

Inscrie-te la newsletter si vei primi un eBook gratuit. Vei fi si informat despre ofertele speciale, tutoriale gratis si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Download ebook
×

Abonare email

Accesul la tutorialele gratuite se face pe baza inscrierii la newsletter. Inscrie-te la newsletter-ul LEC Academy si ai acces la peste 40 de lectii gratuite. Daca doresti, vei fi informat despre ofertele speciale, promotiile si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Vezi lectii gratis
×