Mutarea e-mail-urilor Outlook in fisierele dorite

Outlook

Anumite optiuni ale Microsoft Outlook amintesc de Uniunea Sovietica: programul vrea sa centralizeze tot si sa stocheze intr-un fisier PST pe care numai el il poate accesa. Aceasta abordare poate prezenta avantaje in privinta gestionarii e-mail-ului, contactelor, sarcinilor si calendarului, dar este binecunoscut ce se poate intampla daca “se ingramadesc toate ouale intr-un cos.”

De aceea mutarea fisierelor Outlook importante in foldere din afara sistemului Outlook este indreptatita. Salvarea mesajelor si altor date pe un dispozitiv local este relativ usoara, fie ca se realizeaza pe rand sau in masa. Operatia este diferita de cea de back-up sau arhivare a mesajelor, care va fi, deasemenea, descrisa.
Pentru salvarea unui singur mesaj intr-un folder local, deschideti si in Outlook 2003 faceti click pe File > Save As, sau in Outlook 2007 faceti click pe butonul Office alegeti Save As de doua ori. In ambele variante, navigati catre folderul dorit, se alege un tip de fisier din meniul drop-down si se face click pe Save. In Outlook 2003, subiectul mesajului devine numele fisierului, dar in Outlook 2007, este necesar sa se dea o denumire fisierului.

Cele mai populare doua formaturi pentru e-mail sunt HTML (.htm sau .html) si Text Only (.txt): primul deschide mesajul intr-un browser si ii pastreaza aspectul original, dar ultimul permite deschiderea lui de aproape orice program.

Se pot, deasemenea, salva simultan mesaje multiple prin click si Ctrl pentru selectarea lor, sau Ctrl+A pentru salvarea tuturor, si apoi alegeti File -> Save As in Outlook 2003, sau butonul Office si Save As de doua ori in Outlook 2007. Vor fi salvate toate ca un singur fisier text, iar acesta va trebui denumit. Fiecare mesaj din fisier se remarca cu inceputul “From”.

Pentru mutarea unui fisier intergral pe hard-disk sau alt dispozitiv local de stocare, faceti click pe File > Import and Export, se alege Export to a file, click pe Next, selectati Comma Separated Values (Windows), click din nou pe Next, alegeti folderul ce se doreste a fi exportat, click din nou pe Next, navigati catre locatia unde doriti sa se salveze folderul, denumiti fisierul (in caz ca nu doriti pastrarea numelui dat de Outlook), click inca o data pe Next si apoi Finish.

Outlook

Exportarea continutului unui folder Outlook prin intermediul wizard-ului Import si Export

Puneti opta pentru exportarea folderului ca un singur fisier Excel sau Acces, dar utilizand Comma Separated Values (Windows) sau Tab Separated Values (Windows) fisierul este mult mai usor de citit in Word.

Realizarea unui backup Outlook prin achivare
Daca doriti protejarea mail-ului, sarcinilor si intrarile calendar in cadrul Outlook, acest lucru se poate realiza prin arhivarea datelor. Avantajul esential al arhivarii este acela ca totul va avea un back-up in urma unei singure actiuni. Dezavantajul consta in faptul ca totul se va concretiza intr-un singur fisier si datele vor fi accesibile doar in Outlook.

Pentru arhivare in Outlook 2003, click File -> Archive -> Personal Folders (sau se selecteaza foldere individuale, dupa plac) se introduce datele, se alege o locatie pentru arhiva, se denumeste ( sau se accepta denumirea data implicit de Outlook) si faceti click pe Ok. Va puteti asigura ca arhiva contine tot bifand Include items with „Do Not AutoArchive”.

Outlook

Archivarea tuturor datelor Outlook alegand Personal Folders si data curenta in fereastra de dialog Archive

Se va avea in vedere folderul pe care Outlook il foloseste implicit pentru a stoca arhiva si alte fisiere, deoarece Microsoft se descurca foarte bine in a face o locatie imposibil de intuit. In XP, calea este C:\Documents and Settings\numele de login \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. In Vista, este C:\Users\your login name\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Lasand Outlook-ul sa faca arhivarea, desi devine enervant cand programele fac tot felul de lucruri in spate, este de preferat sa aveti un folder de arhive facut automat. Pentru aceasta, faceti click-dreapta pe folder si se alege Properties > AutoArchive . Daca selectati arhivele din acest fisier cu setarile implicite, click pe Default Archive Settings si se aleg optiunile preferate. Un alt mod pentru auto-arhivare este sa se faca click pe „Archive this folder using these settings” si alegeti setarile dorite.

Outlook

Selectarea setarilor pentru auto arhivare in fereastra de dialog a Outlook AutoArchive

Dezarhivarea datelor. O arhiva nu este utila daca nu poate fi accesata iar Outlook nu face acest process usor: Click File > Import and Export > Import from another program or file > Next > Personal Folder File (.pst) > Next. Navigati catre fisierul arhivat si selectati, dand click pe „Do not import duplicates”, se alege Next si apoi Finish.

Tags:



Alte articole si tutoriale:
« »

Oferta limitata eBook gratuit: DUBLEZA-TI VENITUL PRIN CUNOSTINTELE DE IT

Inscrie-te la newsletter si vei primi un eBook gratuit. Vei fi si informat despre ofertele speciale, tutoriale gratis si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Download ebook
×

Abonare email

Accesul la tutorialele gratuite se face pe baza inscrierii la newsletter. Inscrie-te la newsletter-ul LEC Academy si ai acces la peste 40 de lectii gratuite. Daca doresti, vei fi informat despre ofertele speciale, promotiile si discount-urile pentru cursurile LEC Academy.

Vezi lectii gratis
×